Comment je classe mes documents généalogiques

Dans le premier article je parlais de la manière dont je m’organise dans les recherches et dans les informations qu’on peut trouver sur internet, dans les archives et dans les actes.

Ici, je vais vous exposer ma façon de classer les documents aussi bien physiques que numériques. De même que dans les recherches il y a un protocole et une façon de procéder. L’intérêt est de retrouver les images et documents par rapport aux lieux, personnes ou familles.

L’organisation numérique

Imaginez que vous travaillez sur 7 générations, cela fait 255 individus dans votre arbre et maintenant représentez-vous le nombre d’actes d’état-civil que cela représente… Chaque personne a un moins trois actes (naissance, mariage et décès) et six actes par couple, sachant que l’acte de mariage est le même on peut en enlever un (évitons les doublons !). Maintenant un peu de calcul … 5 x 255 = 1275, ce chiffre est le nombre de documents qu’il faudra stocker. Et on peut encore multiplier… Par exemple je travaille sur trois généalogies mes deux parents et le père de ma compagne, cela fait 3 x 1275 = 3825. En travaillant sur la huitième génération je serai à 7665 documents !

Bien sûr ce chiffre théorique n’est là que pour imager la place que prend les documents sur votre ordinateur. Il se peut qu’il manque des actes aux archives, que vous n’ayez pas accès à toutes les branches, les implexes,…

Je travaille selon une arborescence simple, à mon sens, qui permet de m’y retrouver. Ci-dessous l’ordre hiérarchique des dossiers/fichiers :
[nom de famille du de Cujus]
[type d’acte]
[ville suivi du code département]
[type d’acte (o, x, +)]_[nom]_[prénom]_[année de l’acte]_[indice].png

Cette méthode permet de voir l’information rapidement grâce au nom de l’image et on limite les doublons car même s’il y a des homonymes, la date permet de différencier les actes. L’indice quand à lui permet de mettre un numéro d’ordre si l’acte est sur plusieurs pages. En cas de mariage, seul le nom des époux est mentionné dans le nom de l’image.

L’organisation physique des documents

Parce qu’il faut laisser des traces, photos, documents, archives, … à nos enfants je vais vous présenter la façon dont je classe les documents. Je pars du principe qu’un couple est classé comme « terminé » lorsque j’ai réuni les cinq actes. De ce fait je vais imprimer une fiche par individu et classer par numéro de Sosa. Un individu avec un Sosa pair (donc un homme) aura trois actes avec le détail de ses enfants, son épouse (donc un Sosa impair) n’aura que son acte de naissance et décès mais sans les informations de ses enfants.

Un seul classeur peut contenir plusieurs familles, mais au fil du temps, si vous suivez cette méthode et que vous aurez avancé dans vos recherches, il faudra surement un classeur par famille.

Les sauvegardes

Ma maniaquerie informatique m’impose aussi des sauvegardes complètent permettant de perdre au minimum une journée de travail. Je dispose ainsi de quatre supports qui sont synchronisés à des moments différents.

Le premier support est bien sûr mon ordinateur et il y a deux dossiers, le premier est un dossier classique permettant de ranger dedans tous les documents annexes à mes généalogies (modèle, documents, données du logiciel Généatique, …). Le second dossier est quand à lui consacré aux fichiers en lien avec les généalogies (actes, cadastres, archives militaires, …). Ce dernier dossier, qui est mon deuxième support, est connecté à un serveur Cloud de type ownCloud.

Le troisième support est de type NAS il permet de sauvegarder les deux premiers supports sur mon réseau. Ce système de disque sur réseau est très simple à configurer et très pratique pour avoir en tout point de la maison accès aux données.

Pour le dernier support, qui est de type disque dur externe permet d’avoir une sauvegarde sur un support amovible. S’il y a le moindre problème avec la maison ou les ordinateurs, j’ai sur moi (pas tout le temps ;-)) les données.

L’ordinateur a accès à tous les supports (ligne en pointillé) et les lignes pleines sont la représentation des sauvegardes.

Conclusion

Pour conclure cet article, je vous ai montré trois emplacements où sont stockées les données généalogiques. Ainsi le risque de perte de données s’approche de 0%.

Qu’importe la façon dont on a de transmettre les données, le plus important c’est qu’elles soient accessibles et compréhensibles. Il y a un autre format que je n’ai pas évoqué : le livre, peut-être qu’il sera dans la todo list après le blog ;-).

1 commentaire sur « Comment je classe mes documents généalogiques »

  • Bonjour,
    J’ai exclu tout document papier, sauf ceux que j’ai récupéré dans ma famille. Ce qui m’évite de consommer papiers, classeurs, encre… Je transporte toute ma généalogie sur mon ordinateur de 2 kg. Je sauvegarde régulièrement et fréquemment sur un disque dur externe grâce à un logiciel gratuit qui travaille que sur les fichiers ajoutés ou modifiés d’ou sauvegarde en moins de 5 minutes. Je refais ma sauvegarde sur une clé USB que je mets dans un autre bâtiment. Je mets toutes mes trouvailles sur MYHERITAGE qui fait régulièrement des sauvegardes sur leurs serveurs et qui me permet de restaurer sur mon ordinateur le site familial en cas de problème de mon ordinateur. En plus, je mets ma généalogie sur GENEANET et FILAE par le biais des fichiers GEDCOM.
    J’ai déjà fait plusieurs livres à partir de ma généalogie pour la transmettre, le premier avec Word, les suivants en utilisant GENOPRESSE qui génère un document Word ou Writer à partir du fichier GEDCOM ce qui me permet de transmettre à mes proches dans un format plus accessible qu’un logiciel de généalogie.

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